Dein Kunde bereitet Dir gerade Bauchweh?

Die Zusammenarbeit läuft nicht so, wie Du es Dir erhofft hast, und Du weißt nicht so recht, was Du jetzt tun sollst? Thema ansprechen oder doch lieber direkt die Zusammenarbeit beenden?

In diesem Blog Post teile ich mit Dir, wie Du entspannt und mit Selbstfürsorge mit “schwierigen” Kunden umgehst. Erfahre wie Du in jedem Schritt der Zusammenarbeit einen Rahmen für Deine Bedürfnisse schaffst und damit auch herausfordernde Kundenbeziehungen für Dich in eine positive Erfahrung wandelst.

Nimm Dir für diesen Artikel 5 Minuten. Das ist Deine Zeit.

Wie gehe ich mit schwierigen Kundenbeziehungen um?

Vielleicht hast Du das schon mal erlebt:

• der Kunde fühlt sich für Dich in der Zusammenarbeit sehr anstrengend an
• der Kunde sagt kurzfristig Termine ab
• der Kunde hält sich nicht an getroffene Vereinbarungen
• in Dir entsteht das Gefühl: der Kunde schätzt meine Arbeit nicht
• Du denkst, Du wirst in einem Pauschalvertrag ausgenutzt

Das ist nicht was ich mir unter „Selbstständig aus Leidenschaft“ vorgestellt habe…

Was mir in dieser Situation hilft, ist erstmal einen Schritt zurück zu gehen. Und mir bewusst zu machen: Ich habe die Wahl. Als Selbstständige bin ich immer und überall Herrscherin über meine Umstände und Entscheidungen. Ich bestimme, mit wem ich arbeite und wie ich meine Selbstständigkeit gestalte. Meine Bedürfnisse als Selbstständige spielen eine wichtige Rolle, damit ich langfristig glücklich bist. Deshalb nehme ich meine Bedürfnisse sehr ernst!

Oftmals liegen Konflikte auf tieferer, emotionaler Ebene. Ich versuche, eine sachliche Sichtweise einzunehmen. Mein Gegenüber will mir nichts Böses. Mit der Einstellung “blöder Kunde, also arbeite ich mit dem nicht mehr” machen wir es uns zu leicht. Dann hilft es mir ungemein, zu realisieren: Ich bin selbst an der Situation beteiligt – und das bedeutet, dass ich auch aktiv etwas verändern kann.

Der Schlüssel für erfolgreiche Zusammenarbeit

Ich habe in den letzten 13 Jahren immer aus Leidenschaft entschieden. In manchen Situationen wusste ich: Okay, daran wachse ich besonders, das wird jetzt wahrscheinlich herausfordernd, aber ich hatte immer richtig richtig Lust darauf und habe viel Leidenschaft in das Projekt gelegt.

Ich habe NIE Aufträge nur des Geldes wegen angenommen und vor allem nicht, wenn ich gemerkt habe, dass ich nicht ausreichend wertgeschätzt wurde.

Eine Zusammenarbeit besteht immer aus zwei Teilen. Meine:r Partner:in und mir. Das heißt, wenn eine Konfliktsituation entsteht, hilft es mir mir klar zu machen, dass ich mit daran beteiligt bin, ansät das Problem nur von mir zu weisen. Was hätte ich anders machen können? Wie kann ich dazu beitragen die Situation aufzulösen?

Der Schlüssel für erfolgreiche Partnerschaften und Projekte liegt in einer erfolgreichen Kommunikation. Wenn wir einen Kunden als sehr anstrengend empfinden, liegt das oft daran, dass nicht genug kommuniziert wurde. Da wird schnell etwas in Situationen hinein interpretiert, ohne dass das sachlich begründet ist, und so entstehen Missverständnisse.

Anstatt in der Selbstständigkeit von “schwierigen” Kunden zu sprechen, spreche ich lieber von Konflikt-Situationen auf menschlicher Ebene. Um das für Dich mal genauer zu analysieren, nehme ich mir den Zeitstrahl zur Hilfe. Lass uns Konfliktsituationen im Vorhinein, während der Zusammenarbeit und rückblickend betrachten.

Die gute Nachricht: In allen drei Schritten können wir etwas tun, um die Situation zu verbessern und bestärkt daraus hervorzugehen. YES!

Vor der Zusammenarbeit: Vorbereitungen treffen

Konflikte müssen nicht erst geschaffen werden, damit Du eine strukturierte und gut kommunizierte Selbstständigkeit aufbaust. Du kannst schon vor Beginn der Zusammenarbeit eine Basis schaffen, die darauf ausgelegt ist, dass Konflikte und Missverständnisse gar nicht erst entstehen können. Für mich heißt das zum Beispiel, dass ich Telefonate im Nachgang noch einmal schriftlich als Email zusammenfasse. Das wird nicht nur dankend von Kunden angenommen, sondern spiegelt auch Qualität wider. Du übernimmst Führung und bringst Struktur in die Kommunikation.

Mein größtes Learning ist vor einer Zusammenarbeit immer getroffene Vereinbarungen in Form einer Rahmenvereinbarung festzuhalten, zum Beispiel als unterschriebenen Vertrag oder auch als Email. Auch bei Pauschalangeboten kannst Du genau festhalten, was alles beinhaltet ist und was nicht. Zum Beispiel, wie viele Stunden Abstimmungsaufwand und Änderungs-Durchläufe inkludiert sind.

Meine Erfahrung ist, dass Rahmenverträge eine super Gelegenheit sind, um schon im Voraus Dinge zu besprechen, bevor sie überhaupt zu einer Konflikt-Situation führen und die Stimmung ins Negative kippt. So wissen beide Seiten worauf sie sich einlassen und sind voller Vorfreude, dass die kreative Zusammenarbeit endlich starten kann.

Bei einem schlechten Bauchgefühl würde ich das immer im Voraus einer Zusammenarbeit klären und einen passenden Rahmen für einen ehrlichen Austausch schaffen, oder ich würde das Projekt absagen. Denn das schlechte Bauchgefühl nimmst Du mit in Deine Selbstständigkeit und Deinen Alltag, und das trägst Du auch an Deine anderen Kunden weiter. Alles schon erlebt.

Während der Zusammenarbeit: Transparenz zählt

Mache Dir immer wieder bewusst: Du hast die Kontrolle. Was erhoffst Du Dir davon, den Kunden über alle Grenzen hinaus glücklich zu machen und Deine eigenen Grenzen immer wieder zu verschieben?

Ich habe damals mal ein großes Projekt abgesagt, weil es eine Personalveränderung gab. Es ging um viel Geld, aber ich habe mich nicht mehr wertgeschätzt gefühlt. Die Energie, die ich in diesen Kunden und meine Arbeit gesteckt habe, wurde immer mehr gedämpft und das hat sich auch auf andere Kundenbeziehungen und meine eigene Freude an der Arbeit ausgewirkt.

Was ist, wenn Du die Zusammenarbeit frühzeitig beenden möchtest?

Das ist oft die erste Reaktion, wenn die Zusammenarbeit nicht so läuft wie gedacht. Alles abbrechen.

Aber vielleicht gibt es doch eine andere Option? Meine Erfahrung über die Jahre ist, dass Kunden Offenheit sehr schätzen. Wenn man Konfliktpunkte offen anspricht, kann die Beziehung daran wachsen und stärker werden. Durch Offenheit entsteht Vertrauen und Zuverlässigkeit. Trau Dich, Kritikpunkte auch an Deine Kunden offen anzusprechen. Wichtig ist, sachlich zu bleiben. Es geht nicht um Emotionen oder Interpretationen, sondern die Dinge, die tatsächlich auf sachlicher Ebene passiert sind.

Was kann draus werden?

Best Case: Das Problem löst sich, Deine Kundenbeziehung wird gestärkt und es entsteht eine wundervolle Zusammenarbeit.

Worst Case: Der Auftrag wird abgebrochen. Und das wäre ja sowieso passiert, wenn Du nichts tust und die Zusammenarbeit beendet hättest. Du hast also nichts zu verlieren. Was Du gewinnst, ist Mut und Erfahrung im Umgang mit herausfordernden Kundenbeziehungen.

nach der Zusammenarbeit: Learnings mitnehmen

Schnell schnell nach einem Projekt ins nächste hüpfen?

Nimm Learnings mit! Das ist die kostbarste Zeit in der Du sammeln kannst was gut lief und was Du ändern möchtest.

Überlege Dir nach einem Projekt oder einer Zusammenarbeit, welche Learnings Du daraus mitnehmen kannst. Was kann in Zukunft besser laufen und wie kannst Du das erreichen? Anstatt den Fokus ins Außen zu legen, hilft es mir immer sehr, zu mir zurück zu finden und mich zu fragen: was war denn mein Anteil daran?

An welcher Stelle hätte ich etwas anders machen können? Mehr Input geben können oder mehr Kontrolle und Führung übernehmen sollen? Wie kann ich das fürs nächste Mal verändern und verbessern?

An jeder Konflikt-Situation sind immer zwei Parteien beteiligt. Du hast die Chance und die Macht, diese Situation aktiv zu steuern und fürs nächste Mal zu verbessern. Zum Beispiel indem Du mehr schriftlich festhältst oder vor der Zusammenarbeit schon für Dich unangenehme Themen ansprichst, bevor sie überhaupt zu Konflikten werden.

Dein Action Plan

Wenn Du heute eine Sache mitnimmst, dann Folgendes:

Sei in Deinen Projekten aktiv und übernimm die Führung in Deiner Selbstständigkeit – auch in Zusammenarbeit mit anderen. Deine Wünsche und Vorstellungen können nur berücksichtigt werden, wenn Du sie aussprichst. Was läuft konkret nicht so wie Du es Dir wünschst? Wenn Du für Dich feststellst, dass etwas konkret nicht so läuft, wie Du es Dir wünschst, dann hab den Mut, bei Deinem Kunden genau das anzusprechen.

Danke für’s reinschauen! Ich hoffe Du konntest aus dem heutigen Beitrag für Dich etwas mitnehmen. Hier gibt es jede Woche einen neuen Beitrag zu Dir und Deinem Herzensbusiness. Wenn Du Deine Selbstständigkeit aus Leidenschaft starten und mit mir zusammenarbeiten willst, dann schreib mir bei Instagram eine Nachricht. Bis nächste Woche!

Und immer dran denken: Business ist so einfach, wie Du es machst.